Jakarta — Manajemen persediaan sering kali dianggap sebagai masalah kecil dalam dunia bisnis. Selama barang masih tersedia dan dapat terjual, manajemen persediaan dianggap berjalan dengan baik. Namun, persediaan yang berlebihan maupun yang terlalu sedikit sama-sama dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan.
Persediaan yang berlebihan dapat menyebabkan modal tertahan, biaya penyimpanan meningkat, serta risiko kerusakan barang atau hilangnya permintaan pasar. Sebaliknya, persediaan yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan ketidakmampuan memenuhi permintaan pelanggan saat mereka membutuhkannya, sehingga menyebabkan perusahaan kehilangan omzet.
Perubahan permintaan konsumen yang terus berkembang pesat membuat masalah ini semakin penting. Perusahaan harus menentukan tingkat persediaan yang sesuai berdasarkan kebutuhan aktual, bukan sekadar menimbun barang sebanyak-banyaknya.
Ketika Stok Berlebihan Justru Menjadi Beban
Meskipun persediaan yang melimpah dapat memberikan manfaat perusahaan dapat menyediakan lebih banyak barang untuk memenuhi permintaan pelanggan namun hal ini juga menimbulkan biaya.
Barang yang tidak terjual membutuhkan ruang penyimpanan dan pengawasan. Perusahaan harus menanggung biaya penyimpanan, tenaga kerja, pemeliharaan, keamanan, serta penanganan barang. Semakin lama barang disimpan di gudang, semakin besar risiko terjadinya kerusakan atau penurunan kualitas.
Jika produk mengikuti tren, risikonya mungkin akan meningkat. Begitu selera konsumen berubah, produk yang sebelumnya sangat diminati bisa jadi tidak lagi menarik. Akibatnya, perusahaan mungkin harus memberikan diskon untuk menghabiskan stok, atau menanggung kerugian jika produk tersebut tidak mencapai nilai penjualan yang diharapkan.
Selain itu, terdapat juga risiko dana tertahan. Artinya, dana yang digunakan untuk membeli barang tidak dapat kembali ke rekening kas sebelum barang tersebut terjual. Dana tersebut sebenarnya dapat digunakan untuk keperluan lain, seperti pemasaran, pengembangan produk, atau kegiatan operasional sehari-hari.
Oleh karena itu, gudang yang penuh tidak selalu berarti kondisi bisnis sedang baik.
Kekurangan Stok Juga Menimbulkan Risiko
Selain itu, mengurangi persediaan secara berlebihan bukanlah langkah yang tepat. Ketika barang yang dibutuhkan pelanggan tidak tersedia, perusahaan mungkin akan menghadapi situasi kehabisan stok.
Situasi ini dapat menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penjualan. Pelanggan mungkin memilih untuk menunggu hingga barang tersebut tersedia kembali, tetapi bisa juga beralih mencari produk sejenis dari produsen lain.
Bagi perusahaan yang bergantung pada pelanggan tetap dan pembelian berulang, ketersediaan produk merupakan bagian penting dari layanan yang sangat krusial. Jika pelanggan sering kali tidak dapat menemukan produk yang mereka butuhkan, pengalaman berbelanja mereka akan terpengaruh.
Oleh karena itu, perusahaan harus menyeimbangkan dua risiko: kelebihan stok akan meningkatkan biaya, sedangkan kekurangan stok dapat menyebabkan kerugian penjualan.
Akuntansi Manajemen Membantu Mengambil Keputusan
Perusahaan membutuhkan informasi yang dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat terkait kondisi persediaan. Pengelolaan persediaan tidak boleh hanya didasarkan pada intuisi atau perkiraan semata.
Dalam hal ini, akuntansi manajemen berperan penting dalam proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
Dalam manajemen persediaan, manajemen dapat memanfaatkan informasi mengenai penjualan, biaya, pola penggunaan barang, serta pergerakan persediaan untuk menentukan produk mana yang paling cepat terjual dan produk mana yang rentan menumpuk.
Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan data tersebut untuk menentukan kapan harus melakukan pengisian ulang persediaan, berapa banyak barang yang harus dibeli, serta produk mana yang memerlukan perhatian khusus.
Metode ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan terkait persediaan berdasarkan data dan kondisi operasional perusahaan.
EOQ dan Analisis ABC untuk Mengendalikan Persediaan
Economic Order Quantity (EOQ) adalah konsep yang dapat digunakan dalam manajemen persediaan; konsep ini membantu perusahaan mempertimbangkan secara menyeluruh biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, sehingga dapat menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis.
Kunci utamanya adalah mencari keseimbangan. Memesan terlalu sering akan meningkatkan biaya pemesanan, sedangkan memesan dalam jumlah berlebihan akan meningkatkan biaya penyimpanan dan menimbulkan risiko penumpukan persediaan.
Selain Economic Order Quantity (EOQ), analisis ABC juga dapat membantu perusahaan menentukan aspek mana yang paling penting dalam pengendalian persediaan. Tidak semua barang memiliki dampak yang sama terhadap bisnis. Produk dengan kontribusi atau nilai yang tinggi dapat dipantau secara lebih ketat, sedangkan produk dengan kontribusi yang rendah dapat dipantau dengan cara yang lebih sederhana.
Kedua metode ini membantu perusahaan mengelola persediaan dengan lebih baik, terutama jika jumlah jenis produknya banyak.
Jangan Menunggu Stok Habis
Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan titik pemesanan ulang, yaitu melakukan pengisian ulang persediaan sebelum persediaan benar-benar habis.
Hal ini berkaitan dengan siklus pengiriman, yaitu waktu yang dibutuhkan pemasok untuk memproses dan mengirimkan barang. Jika perusahaan baru memesan saat persediaan sudah habis, kemungkinan akan terjadi kekurangan stok selama menunggu kiriman berikutnya.
Oleh karena itu, dalam menentukan waktu pengisian ulang persediaan, siklus pengiriman pemasok dan tingkat konsumsi persediaan harus diperhitungkan.
Teknologi Mempermudah Pengelolaan Stok
Teknologi membantu pengelolaan persediaan. Untuk mencatat pergerakan barang masuk dan keluar, perusahaan (termasuk usaha mikro, kecil, dan menengah) dapat menggunakan sistem manajemen persediaan, sistem kasir, dan spreadsheet.
Perusahaan dapat memanfaatkan data ini untuk mengidentifikasi produk mana yang paling laris, produk mana yang perputarannya lambat, serta pola permintaan dalam periode waktu tertentu. Dengan demikian, mereka dapat merencanakan pembelian secara rasional, sehingga mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan persediaan.
Pada akhirnya, pencatatan persediaan bukan sekadar tugas administratif; data yang dikumpulkan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih bijaksana.
Persediaan Bukan Sekadar Urusan Gudang
Manajemen persediaan mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk modal, biaya, arus kas, penjualan, dan layanan pelanggan.
Persediaan yang berlebihan dapat menyebabkan modal tertahan dan meningkatkan biaya; sebaliknya, kekurangan persediaan dapat mengakibatkan hilangnya peluang penjualan.
Metode akuntansi manajemen membantu perusahaan mengidentifikasi masalah dengan lebih jelas melalui penyediaan informasi mengenai biaya, penjualan, dan aktivitas operasional. Konsep-konsep seperti titik pemesanan ulang, analisis ABC, dan jumlah pesanan ekonomis membantu dalam menyusun kebijakan persediaan.
Memiliki persediaan yang sesuai dengan kebutuhan, menyediakannya pada waktu yang tepat, dan mengelolanya secara efisien bukanlah tujuan akhir.
Pasalnya, kelebihan persediaan dalam bisnis sering kali menyebabkan kerugian, namun kekurangan persediaan juga dapat menarik pelanggan.
