MALANG – Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Brawijaya (UB) menggelar pelatihan bertajuk “Cerdas Mengelola Keuangan UMKM di Era Digital” pada Rabu (23/9/2026). Bertempat di Gedung Utama FEB UB, pelatihan yang berlangsung pukul 09.00–12.00 WIB tersebut diikuti [70] pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) dari Kota Malang dan sekitarnya.
Kegiatan dibuka dengan sambutan dari Nurul Fachriyah, S.E., M.S.A., Ak., [ dosen Departemen Akuntansi FEB UB].
Materi pertama disampaikan oleh Kristin Rosalina, S.E., M.S.A., Ph.D., Ak., dosen Departemen Akuntansi FEB UB. Beliau membuka pemaparan dengan mengingatkan bahwa usaha yang ramai pembeli belum tentu menghasilkan laba yang aman. Menurutnya, persoalan keuangan pada usaha kecil umumnya bukan karena omzet tidak ada, melainkan karena uang dan informasi usaha belum tertata.
Ibu Kristin memaparkan sejumlah masalah yang kerap ditemui di lapangan, mulai dari uang penjualan yang tercampur dengan kebutuhan rumah tangga, transaksi QRIS yang hanya dilihat dari notifikasi tanpa pernah direkap, harga jual yang sekadar mengikuti pesaing, hingga stok yang justru habis ketika pembeli sedang ramai.
Untuk mengatasinya, ia mengenalkan empat langkah sederhana, yaitu memisahkan, mencatat, menghitung, dan mengecek stok. Pelaku usaha dianjurkan memisahkan uang usaha dari uang pribadi. Mengambil uang untuk keperluan pribadi tetap boleh, asalkan dicatat sebagai pengambilan pemilik atau prive. Seluruh transaksi, baik tunai maupun QRIS, dicatat dalam buku kas harian dengan lima kolom sederhana: tanggal, keterangan, uang masuk, uang keluar, dan saldo. Setiap menjelang tutup usaha, pemilik cukup meluangkan sekitar lima menit untuk mencocokkan uang di laci dan saldo QRIS dengan catatan.
Ibu Kristin juga menekankan pentingnya menghitung modal sebelum menentukan harga. Harga jual, jelasnya, perlu disusun dari biaya bahan, biaya operasional harian, dan cadangan untuk risiko seperti bahan rusak atau harga bahan yang naik, lalu ditambah margin keuntungan. Melalui simulasi menu seperti kopi, mi, dan gorengan, peserta diajak melihat bahwa menu yang paling laris belum tentu yang paling menguntungkan. Ia pun menyarankan pelaku usaha menyusun laporan laba rugi secara mingguan agar kondisi usaha lebih cepat terbaca.
Bagi pelaku usaha kerajinan tangan, materi dilengkapi dengan cara menghitung harga pokok produksi melalui contoh tas rajut, serta perhitungan titik impas untuk mengetahui kapan modal kembali. Ibu Kristin mengingatkan bahwa laba tidak sama dengan uang kas, sebab kas dapat berkurang untuk membeli bahan atau alat meskipun usaha sedang untung. Di bagian akhir, peserta juga mendapat pembaruan mengenai ketentuan pajak UMKM, termasuk tarif PPh final 0,5 persen bagi pelaku usaha yang memenuhi syarat, sehingga pencatatan omzet harian menjadi semakin penting.
” Catatan kecil, dampak besar. Mulai hari ini, catat penjualan, cocokkan uang tunai dan QRIS, hitung modal menu, lalu sisihkan laba untuk mengembangkan usaha,” ujar Kristin. “, ujar Ibu Kristin.
Sesi berikutnya diisi oleh Octadila Laily A., M.Ak., CA., Ak., dosen Departemen Akuntansi FEB UB , yang membawakan materi “Pencatatan Keuangan dengan Meta AI”. Ia menjelaskan bahwa pencatatan di UMKM sering gagal bukan karena akuntansi terlalu rumit, melainkan karena transaksi berlangsung cepat sementara pencatatannya kerap tertunda, bahkan baru diingat setelah hari berakhir. Karena itu, pencatatan perlu dibuat sedekat mungkin dengan kebiasaan sehari-hari pelaku usaha.
Di sinilah Meta AI, asisten kecerdasan buatan (AI) yang tersedia di aplikasi WhatsApp, dapat dimanfaatkan. Octadila menegaskan bahwa Meta AI diposisikan sebagai asisten pencatatan, bukan pengganti sistem akuntansi. Pelaku usaha cukup mengetik transaksi dengan bahasa sehari-hari tanpa harus memahami istilah jurnal, debit, dan kredit, lalu AI membantu mengelompokkan, menghitung, dan merangkumnya.
Materi tersebut langsung dipraktikkan peserta melalui ponsel masing-masing, sesuai ketentuan panitia yang sejak awal mewajibkan peserta membawa ponsel. Peserta lebih dulu memindai kode QR untuk menyalin perintah pengaturan awal ke kolom obrolan Meta AI di WhatsApp, lalu mengenalkan usahanya, mulai dari jenis usaha, daftar produk beserta harga dan stoknya, hingga saldo awal kas. Setelah itu, peserta mencoba mencatat berbagai transaksi dengan pola kalimat singkat, seperti “jual 10 cup puding tunai” atau “beli gula 1 kg, 20 ribu, utang ke toko”. Meta AI kemudian membalas dengan rincian penjualan, harga pokok, hingga laba kotornya.
Peserta juga dikenalkan pada perintah “tutup toko” untuk memperoleh laporan kas harian yang selanjutnya dicocokkan dengan uang di laci dan mutasi QRIS. Dari catatan yang terkumpul, Meta AI dapat diminta menyusun laporan harian hingga bulanan, bahkan membantu menjawab pertanyaan seperti pengeluaran mana yang paling besar atau apakah harga jual sudah sesuai dengan target laba.
Baca Juga
Meski begitu, Ibu Octadila mengingatkan sejumlah batasan. Hasil pencatatan tetap harus dicocokkan dengan bukti transaksi, laporan perlu disalin ke media lain sebagai cadangan, dan pengguna sebaiknya tidak memasukkan informasi rahasia yang tidak diperlukan. Analisis dari AI, menurutnya, hanya menjadi bahan bantu, sedangkan keputusan tetap berada di tangan pemilik usaha.
“[ Meta AI ini menjadi jembatan, dari kebiasaan mengingat-ingat transaksi menuju kebiasaan mencatat transaksi. Tapi ingat, hasilnya tetap harus dicek]”, tutur Ibu Octadila.
Sesi praktik ini menjadi bagian yang paling menyita perhatian peserta. Mereka tampak bersemangat mengetikkan pertanyaan seputar usaha masing-masing dan tidak ragu meminta bantuan pendamping ketika menemui kesulitan. Suasana tanya jawab pun berlangsung hidup, dengan peserta menanyakan terkait tata cara penggunaan Meta AI dilapangan.
Pelatihan ini diperuntukkan khusus bagi pelaku UMKM, tidak dipungut biaya, dan dibuka dengan kuota terbatas. Selain memperoleh materi dan pengalaman praktik, peserta juga berkesempatan mendapatkan voucher potongan biaya umrah yang didukung oleh PT Mumtazah Global Tour.
Melalui kegiatan ini, Departemen Akuntansi FEB UB berharap pelaku UMKM tidak hanya semakin tertib dalam mengelola keuangan, tetapi juga mampu memanfaatkan teknologi digital secara tepat guna untuk mendukung keberlanjutan usahanya.
