Yogyakarta, 18 September 2026 – Adinda Sabrina Nuraini, Mahasiswa Praktik Kependidikan (PK) Universitas Negeri Yogyakarta, membuat inovasi berupa modul “Panduan Praktis Scanning Dokumen”. Modul ini dipresentasikan pada Jumat, 18 September 2026, bertempat di ruang Kepala Bidang Perencanaan dan Pengembangan Mutu Pendidikan, Pemudan, dan Olahraga (PPMPPO), Dikpora Provinsi DIY. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bagian dari program kerja dengan mendapatkan arahan langsung dari Kepala Bidang PPMPPO beserta staf yang mendampingi selama proses penyusunan modul.
Latar belakang penyusunan modul ini berasal dari kondisi di lapangan, di mana pengetahuan teknis mengenai proses scanning dokumen selama ini hanya diperoleh melalui praktik langsung, arahan lisan dari staf, dan pengalaman kerja tanpa adanya panduan secara tertulis. Kondisi ini membuat pengetahuan bersifat tidak terdokumentasi, sehingga sulit untuk diwariskan secara konsisten kepada pengguna yang baru. Untuk mengatasi hal ini, munculah modul yang dilakukan melalui enam tahapan, yaitu observasi terhadap alur kerja di lapangan, indetifikasi tahapan dan pengaturan teknis, dokumentasi setiap langkah kerja dengan rinci, penyusunan struktur panduan yang sistematis, visualisasi menggunakan ilustrasi dan tangkap layar system, hingga menghasilkan modul akhir yang siap digunakan.
Modul yang disusun dalam bentuk buku ini berisi panduan lengkap mulai dari cara mengunduh dan menghubugkan perangkat scanner, memastikan koneksi serta aplikasi, melakukan pengaturan parameter pemindaian, hingga tata cara penamaan file agar dokumen hasil scan tersimpan secara rapi dan terstruktur. Modul ini secara khusus dirancang agar memudahkan anak magang, mahasiswa PLK, maupun staf baru yang belum familiar dengan prosedur pemindaian dokumen di lingkungan Dikpora DIY, sehingga proses transfer pengetahuan tidak lagi bergantung sepenuhnya pada bimbingan lisan dari staf senior.
Baca Juga
Melalui inovasi ini, diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat yang nyata, seperti berkurangnya ketergantungan pengguna baru terhadap arahan langsung dari orang lain, menurunnya risiko kesalahan teknis (human error) dalam proses scanning, terciptanya efisiensi waktu kerja, serta terwujudnya system penyimpanan dokumen digital yang kebih terstruktur dan mudah untuk ditelusuri Kembali. Hal ini sejalan dengan upaya pengetahuan tata kelola administrasi yang transparan dan akuntabel, sekaligus mendiring budaya dokumentasi pengetahuan kerja yang berkelanjutan di lingkungan instansi pemerintah.
Ke depan, modul “Panduan Praktis Scanning Dokumen” diharapkan dapat terus digunakan secara berkelanjutan sebagai bahan orientasi untuk pengguna baru di lingkungan Bidang PPMPPO Dikpora DIY, serta dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan sistem administrasi ke depannya. Inovasi sederhana ini diharapkan dapat menjadi contoh bidang lain untuk turut mendokumentasikan pengetahuan kerja secara tertulis, sehingga dapat tercipta budaya kerja yang lebih efisien, tertib, dan berkelanjutan di lingkungan Dikpora DIY.
