SURABAYA – Kegiatan magang merupakan salah satu kesempatan bagi mahasiswa untuk memahami penerapan ilmu yang telah diperoleh selama perkuliahan ke dalam lingkungan kerja profesional. Bagi mahasiswa Ilmu Komunikasi, khususnya yang memiliki ketertarikan pada bidang Public Relations (PR), kegiatan magang menjadi sarana untuk mengenal secara langsung bagaimana perusahaan mengelola informasi, membangun komunikasi, serta memantau pemberitaan yang berkembang di masyarakat.
Salah satu pengalaman tersebut diperoleh melalui kegiatan magang di Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Timur, khususnya pada Divisi Komunikasi Perusahaan. Selama menjalani kegiatan magang, salah satu tugas utama yang dilakukan adalah media monitoring atau pemantauan pemberitaan media. Aktivitas ini menjadi bagian penting dalam mendukung pengelolaan informasi dan pelaksanaan fungsi Public Relations perusahaan.
Media monitoring merupakan kegiatan mengamati, mengumpulkan, dan mengelola informasi pemberitaan yang berkaitan dengan perusahaan di berbagai media. Dalam praktiknya, kegiatan ini tidak hanya sebatas mencari berita, tetapi juga mencakup proses pengelompokan dan pencatatan informasi agar pemberitaan dapat terdokumentasi secara sistematis. Melalui kegiatan tersebut, perusahaan dapat mengetahui bagaimana aktivitas, program, dan berbagai isu yang berkaitan dengan perusahaan diberitakan oleh media.
Dalam pelaksanaan magang di Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Timur, proses media monitoring dilakukan dengan memanfaatkan informasi pemberitaan yang dibagikan melalui grup WhatsApp Humas Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH) di wilayah Jawa Timur. Tautan berita yang diterima kemudian diperiksa satu per satu untuk memastikan kesesuaian isi pemberitaan dengan informasi yang akan direkapitulasi. Setelah itu, informasi dari setiap berita dicatat ke dalam lembar kerja Microsoft Excel.
Baca Juga
Proses pencatatan dilakukan berdasarkan sejumlah kategori, antara lain tanggal publikasi, judul berita, satuan kerja atau KPH yang berkaitan, topik pemberitaan, nama dan jenis media penerbit, serta nilai berita. Pengelompokan tersebut bertujuan agar data pemberitaan tersusun secara terstruktur dan memudahkan proses penelusuran kembali berdasarkan kategori tertentu.
Salah satu bagian yang memerlukan ketelitian dalam proses media monitoring adalah identifikasi nilai berita. Setiap pemberitaan perlu diperhatikan isi dan relevansinya untuk menentukan tingkat nilai berita sesuai dengan kriteria yang digunakan perusahaan. Pemberitaan dengan nilai berita tinggi dapat menjadi perhatian lebih karena memiliki potensi publikasi dan relevansi informasi yang lebih besar. Hasil identifikasi tersebut juga dimanfaatkan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam memilih berita yang akan diolah menjadi konten publikasi pada media sosial perusahaan.
Selain melakukan pencatatan, kegiatan media monitoring juga mencakup proses pencocokan data dengan rekapitulasi pemberitaan dari kantor pusat Perum Perhutani. Data yang telah dikumpulkan dibandingkan dengan data yang tersedia dari kantor pusat untuk mengetahui apakah terdapat pemberitaan yang belum tercatat. Apabila ditemukan berita yang belum masuk dalam rekapitulasi, data tersebut kemudian ditambahkan agar dokumentasi pemberitaan menjadi lebih lengkap. Hasil rekapitulasi selanjutnya disampaikan kepada pembimbing lapangan untuk diperiksa dan dievaluasi.
Melalui rangkaian kegiatan tersebut, dapat dipahami bahwa media monitoring memiliki peran yang lebih luas daripada sekadar mengumpulkan berita. Aktivitas ini membantu perusahaan dalam mengelola informasi pemberitaan, mendokumentasikan eksposur media, serta menyediakan data yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung kegiatan komunikasi perusahaan. Dalam konteks Public Relations, pemantauan media juga menjadi salah satu bentuk upaya organisasi untuk mengikuti perkembangan informasi yang berkaitan dengan aktivitas dan citra perusahaan di ruang publik.
Pengalaman melaksanakan media monitoring memberikan pemahaman bahwa pekerjaan Public Relations membutuhkan ketelitian, konsistensi, kemampuan membaca informasi, serta keterampilan dalam mengelola data. Setiap berita perlu diperiksa dan dikategorikan secara cermat agar informasi yang terdokumentasi dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, kegiatan ini memperlihatkan keterkaitan antara aktivitas pemantauan pemberitaan dengan proses publikasi informasi melalui media sosial.
Dengan demikian, kegiatan magang di Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Timur memberikan pengalaman praktis mengenai penerapan fungsi Public Relations, khususnya dalam aktivitas media monitoring. Melalui kegiatan ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pemahaman mengenai proses pemantauan pemberitaan, tetapi juga memahami bagaimana pengelolaan informasi media dapat mendukung aktivitas komunikasi dan publikasi perusahaan.
