Bengkulu – Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas IIA Bengkulu terus memperkuat tata kelola kearsipan sebagai bagian dari upaya menjaga dokumen yang memiliki nilai sejarah dan menjadi bagian dari memori kelembagaan. Komitmen tersebut diwujudkan melalui keikutsertaan Kepala Urusan Kepegawaian dan Keuangan, Idirman, bersama Arsiparis Lapas Bengkulu dan staf kepegawaian dalam Rapat Penyerahan Arsip Statis yang digelar secara daring melalui Zoom, Selasa (15/09/2026).
Kegiatan yang diselenggarakan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan tersebut membahas identifikasi arsip yang berpotensi menjadi arsip statis serta mekanisme penyelamatan dan penyerahannya kepada lembaga kearsipan. Agenda tersebut dilaksanakan sebagai bagian dari pengelolaan dan penyelamatan arsip statis sesuai amanat peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Rapat menghadirkan narasumber dari bidang kearsipan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pembahasan memberikan pemahaman mengenai bagaimana suatu arsip dapat diidentifikasi, dinilai, dan ditetapkan sebagai arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan.
Secara regulasi, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menempatkan arsip sebagai bagian penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip memiliki fungsi sebagai memori, acuan, serta bahan pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Karena itu, penyelenggaraan kearsipan diarahkan untuk menjamin tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam materi rapat, arsip statis dijelaskan sebagai arsip yang memiliki nilai guna sekunder, khususnya nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya dan/atau berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) berketerangan dipermanenkan. Proses identifikasinya dilakukan melalui penilaian dengan mengacu pada JRA maupun penilaian berdasarkan nilai guna arsip.
Bagi jajaran pemasyarakatan, pengelolaan arsip statis memiliki arti penting karena dokumen yang tercipta dalam pelaksanaan tugas dapat merekam berbagai peristiwa, kebijakan, serta proses penegakan hukum yang memiliki nilai sejarah.
Beberapa dokumen yang berpotensi memiliki nilai tersebut antara lain berkas terkait narapidana dengan tindak pidana yang berdampak terhadap keamanan negara, terorisme, korupsi, kejahatan hak asasi manusia berat, maupun perkara dengan putusan hukuman mati. Materi Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan juga mencantumkan pengelolaan data dan informasi terkait perkara yang berdampak nasional maupun internasional sebagai salah satu potensi arsip bernilai strategis.
Selain dokumen perkara, arsip berupa Nota Kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU), kebijakan dan strategi pembangunan, laporan akuntabilitas kinerja, dokumentasi kegiatan kedinasan, hingga dokumen strategis lainnya juga dapat menjadi bagian dari potensi arsip statis di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
Hal tersebut menunjukkan bahwa arsip statis tidak semata-mata dipandang sebagai dokumen yang sudah lama atau tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Nilai utamanya justru terletak pada informasi dan konteks sejarah yang terkandung di dalamnya. ANRI menyebut penyelamatan arsip bernilai sejarah memerlukan strategi akuisisi yang baik, termasuk melalui proses penyerahan arsip statis dari pencipta kepada lembaga kearsipan.
Dalam proses penyerahan, arsiparis memiliki peran penting. Tahapannya mencakup penyeleksian dan penyusunan daftar arsip usul serah, penilaian oleh panitia penilai arsip, pemberitahuan kepada lembaga kearsipan, verifikasi dan persetujuan, penetapan arsip yang akan diserahkan, hingga pelaksanaan serah terima yang dilengkapi berita acara dan daftar arsip.
Baca Juga
Aspek autentikasi juga menjadi bagian penting dalam proses tersebut. Arsip statis yang diserahkan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Ketentuan tersebut diperlukan agar arsip yang kelak menjadi bagian dari khasanah arsip statis tetap memiliki keandalan sebagai sumber informasi dan bukti sejarah.
ANRI sendiri sebagai lembaga kearsipan nasional memiliki tugas mengelola arsip statis berskala nasional yang diterima dari lembaga negara dan pencipta arsip lainnya. Dengan demikian, proses identifikasi dan penyerahan arsip statis merupakan bagian dari upaya yang lebih luas untuk menyelamatkan memori kelembagaan dan memastikan informasi penting tetap tersedia bagi generasi mendatang.
Keikutsertaan jajaran Lapas Kelas IIA Bengkulu dalam kegiatan ini diharapkan semakin meningkatkan pemahaman aparatur mengenai pentingnya pengelolaan arsip sejak tahap penciptaan, pemeliharaan, penilaian hingga penyelamatan arsip yang memiliki nilai kesejarahan.
Melalui pengelolaan kearsipan yang tertib dan sesuai ketentuan, Lapas Bengkulu tidak hanya menjaga dokumen administratif, tetapi juga turut menjaga rekam jejak perjalanan pemasyarakatan. Arsip yang hari ini dianggap sebagai bagian dari administrasi dapat menjadi sumber informasi berharga untuk memahami perjalanan institusi, kebijakan, pelayanan, serta pelaksanaan tugas pemasyarakatan pada masa yang akan datang.
